B2B業務商務信件範例，如何一句話惹怒客戶？

在 B2B 業務中，Email 是最常見的溝通工具，然而，一封看似禮貌的信件，有時卻可能無意間踩到客戶的底線，導致潛在商機瞬間變成死胡同。今天要來分享一個公司最近商務信件的真實案例，看看 B2B 業務信件是如何「一句話」惹怒客戶，希望藉由這次的分享，可以讓做外銷的大家少走一點冤枉路。
 

案例背景：從詢問樣品到拒絕往來

二月中我們公司收到美國Texas某家建築師事務所的專員來信，希望索取樣品，他在信中表示：「目前沒有專案，但我們想先看看你的產品，考慮是否納入我們的 Library。」
對販售自動關門器的我們來說，這是一個很不錯的機會，雖然沒有特定案件，但只要建築師事務所的人員有興趣了解產品功能，未來就有可能在建案中使用，因此我們公司外銷業務代表立刻在24小時之內回信給客戶，內容包含：

1.    確認樣品種類，我們公司的自動關門器常見的就有三條產品線，先釐清客戶需要哪一種產品？
2.   外銷業務代表進一步詢問：「請問您的樣品需求是為了安裝測試，還是單純用來外觀參考？如果需要測試，請提供門的規格與應用，以便推薦適合的型號。」

沒想到，這位建築師隨後立即回信說：「請忽略這封信，謝謝，請不要再聯繫我。」
原本有機會促成合作的「索取樣品」，怎麼突然變成了客戶「封鎖」的狀況？

Note: 以下內容將完整公開業務與建築師之間來回共四封信件，幫助大家完整理解業務回信的過程。（ 下圖為第四封被建築師直接封殺的信件）