不同時區多國線上會議怎麼安排？三款免費工具推薦（含時差轉換與排程技巧）

跨時區的多國開會時間是不是很難安排？想像這三個情境：亞洲的你要和美國同事開會，時差12小時；歐洲的客戶需要參加，但又不能太晚；還要考慮中東的合作夥伴加入。每次安排會議時，總是花費大量時間在挑選適合所有人的時間。跨時區的會議不僅複雜，就算是業務老手也經常出錯，適當的好工具的幫忙，可以順利節省時間又零錯誤。

Google & Teams 的內建會議時間功能很難用

這兩家公司的「會議邀約」介面，確實都有提供不同時區選擇的功能，但介面真的超難用，只有下拉選單的方式讓人選擇，除非本身對於客戶在哪一個時區已經很清楚可以快速的用UTC+4、+5、+6進行選擇，否則在一長串的下拉選單找正確時區真的超級痛苦，這對於需要經常安排跨時區會議的人來說非常不方便，也非常容易選錯又要再來重選一次。

🔧 加入「常見問題」

Q：台灣與美國紐約的時差是多少？

A：一般是 12 小時，但每年三月中至十一月初，美國進入日光節約時間，會變成 13 小時。

Q：怎麼安排跨時區的線上會議比較好？

A：建議使用可以同時顯示多個城市時間的工具，如 Time and Date 或 Worldtime Buddy，找到雙方都能接受的時段。

Ｑ：什麼是日光節約時間？

A：日光節約時間（DST）是一種在春夏季節中調整時鐘的制度，通常在春季將時鐘向前調整一小時，讓白天時間更長，節省能源。到了秋季，時鐘再往回調一小時恢復原來的時間。這制度最常見於北美與歐洲。

Ｑ：日光節約時間的影響是什麼？

A：台灣與紐約通常有12小時的時差，台灣早上10點就是紐約時間晚上10點。一旦進入日光節約時間，紐約的時鐘會往前調整一小時，此時時差就變成13小時。也就是說，台灣早上10點時，紐約的時間會變成晚上9點，這樣的變化會讓原本熟悉的會議時間需要重新調整，增加了安排跨時區會議的困難。

Ｑ：哪些國家有日光節約時間？
 

A：台灣常外銷的國家如：美國, 歐洲, 澳洲都有，建議約會議之前務必要確認當下的時差

工具推薦1：Time and Date 世界時鐘轉換器彈性高

這裡推薦一個非常好用的工具：Time and Date 世界時鐘轉換器，解決時區問題變得輕而易舉。 
好處1：不管你是記得城市名或是時區編號，都可以輕鬆以搜尋方式直接取得；相比 Google Meet / Teams下拉選單的方式，這樣的設計更加直觀，減少了手動選時區的麻煩也減少錯誤機會。 

好處2：工具以視覺化的方式清楚展示各個時區的適合會議時間，你能一目了然地看到哪些時間段對不同地區的與會者最為友好，這比傳統的時間表更直觀且省時。
(如下圖以台灣＆紐約舉例，一天有三次雙方相對方便的開會時間，快速就可以把開會時段決定下來）

好處3：同時可以添加多個城市，一起幫你找到適合多方的會議時間。以下圖為例，就算有四個時區的人要一起開會找時間，只要輸入好城市名，就能快速找到一個時間段，適合所有人參加。這個工具不僅僅適合商務會議，也非常適合跨國交流的線上課程，讓時間差不再是學習的阻礙，所以無論你是需要與海外客戶開會、溝通，或者是想要報考國外考試、修習跨國課程，這個工具都超實用。

工具推薦2：Worldtime Buddy 手機電腦都好用, 介面簡單

如果你覺得上面介紹的小工具太複雜太華麗，那麼也許 Worldtime Buddy 也很適合你。這個工具有網頁版跟手機版，介面使用方法都差不多，因此在電腦跟手機上面轉換都非常容易。

工具推薦3：Outlook開會內建設定 （適用跨時區且固定對象，實用性尚可）

如果你的工作需要固定跟某一個時區的人開會，那這個設定非常適合你。以我的工作為例，我常需要跟美國加州的人開會，因此可以在Outlook介面上面，直接將加州時區預設在我的行事曆，這樣就不用每次一直反覆查詢；缺點是Outlook的預設最多只有三個時區（含自己的本地時間），因此彈性有限。

👉 圖片說明：Outlook - 檢視 - 管理其他時區

👉 圖片說明：第一順位以自己的所在城市，第二順位與第三順位可以分別加入你想顯示在行事曆上面的時區

👉 圖片說明：設定完成之後，Outlook 行事曆就會永遠呈現三個時區，方便你安排工作呦！

工具推薦4：Goolge日曆開會內建設定 （適用跨時區且固定對象, 實用性很普通）

如果你主要的工作行事曆是Goolge日曆，那這個設定非常適合你，但設定上面很有局限性，除非你只固定只跟某一個時區的人開會，否則還是不好用。

👉 圖片說明：Goolge日曆 - 設定 - 語言與時區，在時區 Time Zone 的地方可以加入「第二個時區」，但比Outlook更差，只能外加一個。

👉 圖片說明：設定完成之後，Goolge行事曆就可以同時看到兩個時區，方便快速約好會議時間。

結語

有時候，一個好用的工具真的能解決我們最頭疼的問題。

像Time and Date這樣的時區轉換工具，讓原本複雜的跨時區會議安排變得簡單直觀。不僅節省了時間，還避免了溝通失誤與混亂。當你需要安排跨時區會議時，這樣的工具將成為你得力的助手，讓會議安排變得不再繁瑣。

跨國會議除了需要注意開會時間之外，往往也會需要好用的會議記錄軟體，如果你對這個主題有興趣，這篇文章推薦給你「Bubbles vs Otter AI 線上會議必備：AI工具大幅提升開會效率」。